Quien no ha visto y oído el famoso anuncio de VolksWagen “Si te dicen que ese coche es como un Golf…” con una canción muy pegadiza….
Como un Golf, ya lo sabes
Como un Golf, ya lo sabes
Como un Golf, ya lo sabes…. No es un Golf!
Disculpad que haya salido mi vena cantante (de mis viajes a Japón me han contagiado mi pasión por el karaoke!), pero hace unos días estaba en la comisión de operaciones de AVIA (Clúster de Automoción de la Comunidad Valenciana) abordando una de las problemáticas que tienen (tenéis, tenemos) todas las empresas que estáis/estamos metidas en el apasionante mundo de la Mejora Continua (Kaizen, Lean).
El título de la sesión era ¿Tenemos estándares? ¿Los seguimos?
Uno de los comentarios de un@ de l@s asistentes me recordó al anuncio del Golf, y que da título a este artículo:
-Tenemos “como estándares”, decía…
“Tener como estándares es como no tener estándares”.
Al menos esa es mi visión.
Dejarme que os explique mi visión más detallada de los estándares, que, desde luego, no tiene por qué ser la única ni siquiera tiene por qué ser la más correcta. Os realizaré la explicación a través de varias preguntas:
- ¿Qué es un standard?
Un estándar es la mejor manera conocida (por la empresa y los individuos que en ella trabajan) de hacer las cosas. Otra definición de estándar podría ser la siguiente:
La mejor, más segura y más fácil manera de conseguir y mantener un nivel definido de calidad (para hacer una determinada actividad o proceso).
Un estándar no tiene por qué ser siempre una instrucción de trabajo “paso a paso”; puede ser una foto, un diagrama de flujo sencillo, una lección de un solo punto sencilla (1 hoja de papel donde explicar algo concreto)…
Además se pueden utilizar estándares para multitud de actividades.
- ¿Por qué es importante tener standards – métodos – formas de trabajar?
Parece una tontería, pero si no tenemos una forma de hacer las cosas, ¿cómo siquiera sabemos qué es hacerlo bien? ¿cómo vamos a saber quién lo hace bien? ¿cómo vamos a saber quién lo hace mal o no sabe hacerlo?
Si no sabemos quien lo hace bien ó mal, no podremos saber dónde colocar a las personas en función de sus habilidades y tampoco podremos formar a las personas ya que ni siquiera sabemos sus debilidades.
- ¿Quién debe hacer esos standards – métodos?
Pues en la mayoría de empresas ya avanzadas lo hacen los ingenieros de procesos, los responsables lean o mejora continua… Gran oportunidad de mejora tenemos en este punto. Los supervisores y líderes de los equipos no sólo deben participar si no mucho más…
¿Por qué creéis que es importante?
Mi respuesta es tremendamente sencilla. SON LOS QUE MÁS SABEN y además, SON LOS QUE LO VAN A HACER DESPÚES
- ¿Es suficiente tener standards – métodos?
Imaginemos que hemos cubierto los primeros 3 puntos.
Tenemos estándares. Conocemos la importancia de tenerlos e incluso han participado nuestros supervisorers y mandos intermedios en el proceso ¿Es suficiente?
Como decían en matemáticas, “es condición necesaria pero no suficiente”.
Aquí he de deciros que tenemos otra gran oportunidad de mejora. Necesitamos que nuestros supervisores y mandos intermedios:
- Sepan formar (tengan un método y lo practiquen). Os mando link a video del instituto lean sobre cómo formar: https://www.youtube.com/watch?v=dNV4mOK5gW4
Para realizar correctamente una operación de apenas 10 segundos el proceso de formación es de más de 15 minutos…
- Tengan tiempo para realizar correctamente la formación (muy ligado con el video que os adjunto)
- ¿Es suficiente tener buenos formadores e incluso un buen proceso de formación?
Pues lamento de nuevo ser aguafiestas, pero también debería ser condición necesaria pero no suficiente. Debemos asegurarnos que la formación es efectiva a través del seguimiento y del «coaching» por parte de los supervisores y mandos intermedios. No debemos dejarles “sólos ante el peligro” a las primeras de cambio, porque lo hayan hecho una vez bien…. Debemos asegurarnos que hacen preguntas. El Seguimiento hasta que garanticemos el aprendizaje es clave en el proceso de formación.
- ¿Cómo, además, mantenemos los estándares?
Otra mala noticia, los estándares tienden a degenerar con el tiempo.
Es por eso que es clave para el mantenimiento delos estándares es la realización de continuas auditorías de cualquier estándar que pongamos en marcha…. Eso siempre que queramos que se cumplan, claro está…
Y esa es una labor tanto de los supervisores como de resto de funciones del organigrama. Cuanto más arriba nos involucremos más importancia le estaremos dando a la importancia de los procesos.
Si revisamos los estándares de manera sistemática, los estándares no sólo se mantendrán si no que se mejorarán, que es este el siguiente y último punto…
Llamadlo Auditorías por Capas, Kamishibai o como prefiráis pero “Si ponemos exámenes, la gente estudiará”
- ¿Y cómo mejoramos y actualizamos los estándares?
Pues de la misma manera que con la definición y la formación, es esa una tarea que debemos “forzar a hacer” (y enseñar obviamente) a nuestros supervisores y mandos intermedios… no debe hacerlo un consultor (externo o interno incluso)
Y ¿qué hacemos con nuestros supervisores y mandos intermedios? ¿Les ponemos la capa de SUPERMAN ó WONDERWOMAN?
Pues no hace falta, desde luego, aunque a veces me dan ganas de repartirles capa de Superman… y de torero…
Lo que hace falta es FORMARLES Y AYUDARLES en el proceso ya que son desde luego una de las claves para que los estándares los tengamos, los respetemos, los sigamos y, por supuesto, los mejoremos.
Rafa Lucero, Socio Director ADUM
@rafalu0 [email protected]