Gestión del Tiempo: Clave Productividad

Según un estudio de la consultora Maui Mastermind[1]perdemos una media de 21,8 horas de la semana laboral debido a una mala gestión del tiempo en el trabajo, pues dedicamos en torno a un 30% de la jornada a tareas de poco o ningún valor, o sencillamente perdemos el tiempo. En el caso de los managers-líderes, la situación empeora, dada la mayor responsabilidad que tienen sobre sus departamentos y empresas, que los lleva a alargar las jornadas laborales para poder frente a la carga de trabajo.

De hecho, las 40 horas de trabajo a la semana, en el caso de los directivos, se disparan hasta 72, como pone de manifiesto un trabajo en el que participaron medio millar de ejecutivos y publicado en la Harvard Business Review bajo el título Welcome to the 72-Hour Work Week[2]. Aunque este estudio es de 2013, no creo que sea muy distinto en la actualidad.

“Suponiendo que estas personas duerman aproximadamente siete horas y media por noche, eso les deja solo tres horas al día de lunes a viernes para que puedan hacer todo lo demás (por ejemplo, ejercicio, ir al supermercado, leer, pasar tiempo en familia, ducharse, relajarse…)”, comenta Jennifer J. Deal, autora de la investigación.

Seguro que te sientes algo identificado, pero no parece una rutina muy recomendable, ¿verdad? 

Sin embargo, para salir de esta situación solo hace falta una cosa: una correcta gestión del tiempo en el trabajo, entendida como la habilidad de organizar tu tiempo para optimizar los beneficios.

Al dominar el control de su tiempo, no solo te ayudas a ti mismo, si no también a tu equipo y a tu organización en general.

Déjame regalarte unos consejos para que puedas organizar major tu tiempo:

  1. No hagas Multitarea. Seguramente pienses que hacer multitarea es la major manera de realizar cuantas más tareas major, pero, en realidad, NO LO ES.

No podemos estar en dos cosas a la vez, y más todavía si eres del sexo masculino. Absolutamente imposible.

Cuando nos ponemos a realizar dos o tres tareas a la vez nuestro rendimiento es mucho menor, ya que al estar continuamente cambiando de actividad, aprovechamos para hacer otras cosas en cada cambio (revisamos móvil, email,…) y nos cuesta volver a un estado de máxima concentración. En cambio, cuando nos centramos en una tarea en particular cada vez somos mucho más productivos, además de que la tarea la realizamos mucho mejor.

 

  1. No te pagan para responder emails, y mucho menos por ser adicto al whatsapp o similares. Tu trabajo no es responder emails o whatsapps. Vale que ambas herramientas bien gestionadas son fantásticas, pero haz un buen uso de ellas. Márcate unas horas específicas para ello. No estés todo el día “enganchado al móvil”.

 

  1. Delegar es fantástico. La habilidad para delegar es mucho más importante de lo que imaginas. Practícala. Al principio, como todas las cosas, cuesta, pero es una factor motivacional de tu equipo maravilloso, además de que hace que “dejes de llenarte la mochila de piedras tú mismo”. Si no vas “soltando las piedras”, la mochila acabará por “hundirte”.

 

  1. Cierra tu “Puerta Abierta”. La política de “Puerta Abierta” es fantásticas ya que hace que la gente te vea accesible y disponible, pero, algunas veces, esta misma política te puede convertir en alguien poco productivo. Cuando necesites tiempo para trabajar en una tarea importante, es perfectamente OK cerrar tu puerta (incluso con candado). Ten cuidado también a la hora de gestionar las expectativas de la gente con tu política de “puerta abierta” y disponibilidad total. Ten cuidado con decir siempre que si a “¿Tienes un segundo? Que te quiero contar una cosa”. Si no es algo urgente trata de “agendarlo” en función de tu agenda para ese mismo día o cuando consideres. Esto desde luego te puede ayudar a gestionar mucho mejor tu tiempo.

 

  1. Planifica tu jornada, tu semana, tu mes.

Me encanta contar esta Historia, “La Fórmula del Éxito de JP Morgan”

 

Un día, un hombre se le acercó a JP Morgan, sostuvo en su mano un sobre, y le dijo: “Señor, en mi mano tengo una fórmula garantizada para el éxito, que le venderé feliz por $25,000″.

 

“Señor”, repuso JP Morgan, “no sé lo que hay en el sobre. Sin embargo, si me lo muestra, y me agrada, le daré mi palabra como caballero que le pagaré lo que pide”.

 

El hombre aceptó el trato y le dio el sobre. JP Morgan lo abrió, y extrajo de él una simple hoja de papel. Le dio un vistazo, metió la hoja en el sobre, y se la devolvió al señor. Sacó su chequera, y le pagó al hombre los solicitados $25,000

 

El papel, decía:

  1. Cada mañana, escribe una lista de las cosas que deben hacerse ese día
  2. Hazlas

 

Esta historia tan corta y simple de JP Morgan creo que es fantástica, ¿no crees?

Yo no sólo te propongo que lo hagas cada día (planificar tu día y revisar posteriormente como ha ido) si no que hagas lo mismo semanal y mensualmente.

Necesitamos tiempo para planificarnos, para tratar de controlar nuestra agenda, en vez de que la agenda y el día a día nos controle a nosotros mismos y haga que muchos de los días que estamos trabajando nos parezca que hemos perdido el día.

No trates de planificarlo todo “al segundo” (ni mucho menos) pero saber cada día, cada semana, cada mes, que es lo que tienes que hacer (o lo que quieres hacer) te ayudará mucho a enfocarte, a tratar de buscar tus espacios y tu tiempo para avanzar con ello.

 

  1. No es obligatorio ir a todas las reuniones a las que te convoquen. No sé si lo sabías, pero así es. Puedes rechazar una reunion. De hecho, te invito a que empieces a hacerlo para aquellas reunions que intuyas que van a ser una pérdida de tiempo o que, simplemete, no tienen un orden del día o agenda concreta.

 

  1. Reserva tiempo para ti. Tu eres la persona más importante de tu vida. Todos necesitamos tiempo para tomar un respire, hacer ejercicio, leer, meditar, descansar. Lo que consideres. Trabajar en exceso nos lleva al cansancio extremo y al estrés continuo. Y el estrés es lo que nos acaba matando. Planifica tiempo para ti mismo y ponlo igualmente en tu agenda, como si se tratara de una reunion importante, porque, créeme, LO ES.

 

 

¿Y cuáles son los beneficios de una adecuada gestión del tiempo?

Una correcta gestión del tiempo en el trabajo conlleva una serie de efectos positivos:

  • Productividad. Si eres capaz de procesar más asuntos y hacerlo de forma organizada y sistematizada, lograrás ser más eficiente y aportarán un gran valor para la compañía. Pero un consejo, no hay que hacer muchas cosas… mal. Hay que hacer las cosas que podamos hacer pero bien hechas (luego te daré algún consejo para ello).
  • Reputación profesional. Saber organizarte de forma eficiente te aporta control sobre tu trabajo y resultados de más calidad, disparando la confianza tanto de superiores como de colaboradores y compañeros.
  • Estrés. La acumulación de tareas pendientes genera grandes niveles de estrés, con el riesgo de que desemboquen en cuadros de ansiedad y propicien la aparición de errores. Por ello, una buena gestión del tiempo en el trabajo también reducirás la tensión que produce liderar una organización.
  • Felicidad. Cuando terminas una tarea con la sensación de haber hecho un buen trabajo sientes una gran satisfacción. Esto es debido a que nuestro cerebro segrega endorfinas que nos hacen sentirnos bien con nosotros mismos y darnos más energías.
  • Conciliación. Gestionar bien tu tiempo se tiene que traducir en que dispondrás de más horas para tu vida personal, logrando un óptimo equilibrio entre trabajo, familia y ocio. No vivimos para trabajar. Trabajamos para vivir. No lo olvides!

[1] https://www.inc.com/david-finkel/new-study-shows-youre-wasting-218-hours-a-week.html

[2] https://hbr.org/2013/09/welcome-to-the-72-hour-work-we

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