Kaizen Kata, Haciendo de la Mejora un Hábito

Dos “palabros” más o menos conocidos para el artículo y podcast de esta semana (por cierto puedes escucharlo en iVoox si lo prefieres https://go.ivoox.com/rf/83153307 o directamente en la web de ADUM adum.es/kaizenleanpodcast).

Kaizen, si me sigues seguro que ya lo vas conociendo. Kaizen es una palabra japonesa compuesta por el término Kai que significa cambio y Zen que significa bueno: Kaizen se puede traducir por un cambio a bueno, cambio a mejor, a mi me gusta más incluso mejora continua…

El concepto de Kaizen-Mejora Continua es, a priori, muy sencillo de entender. Es, “simplemente”, conseguir que en las organizaciones todas las personas (y no sólo los jefes o incluso sólo algunos de los jefes) piensen cómo Mejorar poquito a poquito.

Pero el poder del Kaizen es que pensemos en mejorar (UN POQUITO):

·      TODOS LOS DÍAS

·      TODAS LAS PERSONAS

·      EN TODAS LAS ÁREAS DE LA EMPRESA

En algunos otros artículos te he hablado de “mis 29 segundos” explicando el concepto el Kaizen (aquí video corto de youtube https://www.youtube.com/watch?v=ZA_DSL0Z0Qc o uno de mis primeros podcasts https://www.ivoox.com/episodio-2-kaizen-29-segundos-audios-mp3_rf_62278164_1.html )

Hoy quiero mostrarte otro concepto, el de mejorar el 1% cada día. Si logaras todos los días mejorar ese 1%, al final del año pasarás de tu situación actual, base 1, al 37… Es decir serías 37 veces mejor.

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Muy atractivo concepto, ¿verdad?

Pero, ¿cómo lo hacemos?

Para ello os comento el Kata, segundo “palabro” a conocer.

Kata es una palabra japonesa que se utiliza mucho en las artes marciales (karate, judo). Un kata es una rutina, alguna acción que, de tanto repetirla, se vuelve parte de nuestro ser.

Como ya decía Aristóteles:

“Somos los que hacemos repetidamente. La excelencia, entonces, no es un acto, sino un hábito”

¿Recuerdas acaso el primer día que te pusiste a conducir un coche? ¿Acaso el primer día que te pusiste a darle a los palos de golf?

¿Verdad que te parecía un imposible?

Recordad que el cerebro es el “gran perezoso”. Cuantas más rutinas tengamos, cuanto más fáciles sean para “él” las cosas, más y mejor las podremos hacer.

Pues con la mejora y con la consecución de objetivos hay que hacer lo mismo. Hay que tratar de hacerlo un hábito. Hacer que forme parte de nuestro día a día. Que no sea “un proyecto de mejora”

No basta con que participemos en un equipo de mejora una vez cada seis meses o cada año. No basta con que solucionemos un problemita cada 3 meses. Tenemos que repetirlo de manera consciente y continua para que, con la repetición, se convierta en algo rutinario.

Un Kata es una rutina que practicas de manera continuada, de. Manera que se convierte en un hábito, que te proporciona nuevas habilidades.

Esto es lo que están practicando en Toyota desde hace mucho tiempo y lo que hace a Toyota, posiblemente, distinto al resto de organizaciones del mundo.

En su libro “Toyota Kata”, Mike Rother, a quien tuve la suerte de conocer en 2016, nos expone muy bien las dos rutinas principales de la Mejora Continua (Kaizen Kata) para hacerla, para siempre, un hábito:

–       Rutina 1: El Kata de Mejora

El Kata de Mejora parte de la base de que no sabemos, desde luego, todo y de que la base está en la experimentación.

En probar cosas, y poco a poco. Pero de manera continua y permanente.

Para ello el Kata de Mejora se estructura en 4 partes fundamentales

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Figura: Los cuatro pasos del Kata de Mejora (de Mike Rother)

Los cuatro pasos en el Kata de mejora son los siguientes:

1)    Comprende la Dirección o Desafío (Reto, meta u objetivo) en tu trabajo que, si lo logras, ayudará a mover a la organización hacia su Visión.

2)    Entiende la Situación Actual (donde te encuentras) en lo que se refiere a su Desafío mediante la recopilación de hechos y datos.

3)    Establece una Condición Objetivo para lograr en el corto plazo (2 semanas – 1 mes) que se irá moviendo progresivamente hacia el cumplimiento de tu Reto conforme vayas avanzando.

4)    Realiza experimentos para aprender a superar obstáculos en el camino para lograr la Condición Objetivo.

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Figura: Los cuatro pasos del Kata de Mejora de Mike Rother

Explicado así no parece nada especialmente novedoso. Quizás algo novedoso es la idea de partir los objetivos a largo plazo en objetivos más en el corto plazo…

Pero la “novedad” viene de convertirlo en un hábito.

¿Te imaginas que todas las personas de tu organización estuvieran trabajando de manera proactiva y estructurada, todos los días, en todas las áreas de la empresa, avanzando y aprendiendo?

Porque en todas las empresas resolvemos problemas en nuestro día a día, y eso continuará siendo así, pero aquí la diferencia es que de modo proactivo identificamos los obstáculos que nos impiden llegar a nuestro objetivo a corto plazo y experimentamos de manera continua y permanente.

Esta es, al menos a mi entender, la enorme novedad que implica el “Kata de Mejora” o “Kaizen Kata”

La otra novedad, no menos importante, es la rutina número 2. El Kata de Coaching. Una rutina igualmente estructurada que hace a los líderes coaches, entrenadores, porque esa tiene que ser la idea, que los líderes actúen como coaches, como entrenadores.

–       Rutina 2: El Kata de Coaching

Sin el correcto proceso de coaching, es posible que un alumno no practique el patrón del Kata de Mejora de forma adecuada, o la practique de manera ineficaz. Sin entrenamiento, es menos probable que ocurra un cambio en el “cableado” de nuestro cerebro. Pero el coaching es una habilidad como cualquier otra, que requiere práctica.

La rutina del Kata de Coaching te ayuda a desarrollar habilidades para apoyar a aprendices mientras practican el Kata de Mejora.

El Kata de Coaching es practicado por gerentes, supervisores y líderes de equipo que quieren entrenar a su gente en una manera científica de pensar y actuar.

¿Crees que habrías aprendido de la misma manera a conducir sin el profesor de la autoescuela al lado?

Y practicando el golf o cualquier otro deporte, ¿practicarías y aprenderías de la misma manera sin un entrenador?

El Kata de Coaching es una rutina estructurada que sirve tanto al entrenador como al alumno en sus respectivos ciclos:

·      Al entrenador a ser un mejor entrenador

·      Al Alumno en el Kata de Mejora

Los ciclos de coaching – 20 minutos al día

Un ciclo de coaching involucra al entrenador preguntando las cinco preguntas del alumno, que se refiere a su Kata de Mejora. Esto se hace una vez al día a una hora programada,

además, según surja la necesidad, tomando 20 minutos o menos cada vez.

Las cinco preguntas son los encabezados principales en el diálogo del ciclo de coaching, y revisarlas tiene dos propósitos principales:

·      Refuerza el patrón del Kata de Mejora.

·      Ayuda a que el pensamiento actual del alumno sea evidente, por lo que el entrenador puede dar retroalimentación apropiado según sea necesario.

¿Qué te parece el Kata Kaizen?

Estaría encantado de leerte en los comentarios o que contactaras conmigo en [email protected] o en mí móvil +34686463724

Saludos, Rafa Lucero

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