Todas las personas (o gran parte al menos) tenemos objetivos e incluso planes para conseguirlos. Eso desde luego da sentido a la vida y la hace incluso divertida. ¿Os imagináis sólo por un momento no tener ningún objetivo por el que levantarnos cada mañana? ¿Ese viaje que realizar? ¿Esa casa o coche que comprar? ¿Esa reforma que realizar? ¿Esa carrera que correr? ¿Esos kilitos que quitarnos de encima?
Todas (o prácticamente todas las organizaciones) tienen planes. Si no los tienes, te recomiendo que empieces a tener uno.
“Las cosas buenas sólo pasan cuando se planifican. Las cosas malas suceden sólas”.- Philip Crosby
“Los Planes no son Nada. Planificar lo es Todo”.- Dwight Eisenhower
Sin embargo, más a menudo de lo que nos gustaría, fallamos a la hora de completar con éxito nuestros planes. Y esto pasa tanto a nivel personal como en las empresas.
Si preguntamos en cualquier foro, el 100% de las personas considera mucho más que importante tener un buen plan de negocio. Pero si preguntamos tras ello, quien tiene un buen plan de negocio que te lleve desde la visión a la acción, que ligue ambas cosas, y que se despliegue en toda la organización de arriba abajo y que sirva de guía, tan sólo cerca del 10-15% de las empresas lo consiguen…
Normalmente esto pasa porque estamos más preocupados con el día a día (“el día a día nos come”). En otras ocasiones, se hacen planes sin contar demasiado con la gente que tiene que ejecutar esos planes, con lo que a esos planes les falta el soporte necesario para ser exitoso. Y en otras ocasiones es simplemente más fácil continuar soñando con nuestros planes en vez de realmente ponerlos en marcha.
Nos centraremos ahora en uno de los puntos, según mi punto de vista, clave para la consecución de objetivos, ya sea en el apartado personal o profesional. La sistemática de revisión de los Objetivos. Para ello, permitirme que os explique mi visión sobre la revisión de objetivos a través de un ejemplo bastante sencillo, pero creo que interesante.
Imagina que eres el capitán del barco y que te fijas como objetivo llegar a la isla paradisíaca de la ilustración en 4 días
| Objetivo: Llegar a las isla en 4 días |
Imagina ahora que, tras el cuarto día (una vez se supone que ya tendríamos que haber llegado a la isla), te da por revisar tu situación… Seguramente no sería muy distinto a esta ilustración:
Casi con toda seguridad no vas a cumplir tu objetivo.
Es muy fácil “fijar objetivos” y esperar sentado a lograrlos. En el camino hacia nuestra isla (y no hace falta que te diga que el símil con la vida real es muy parecido), a pesar de que pongamos inicialmente la dirección correcta, van a aparecer (tanto interna como externamente) problemas. Cosas a solucionar. Imprevistos. Y para los que sean marineros, no vale en nuestro ejemplo con poner el piloto automático… Lamentablemente en las empresas NO EXISTE el piloto automático que nos haga la faena por nosotros.
Demos un pasito más en nuestro ejemplo. Imagina que en vez de revisar la posición al cuarto día, la revisaras cada día. Y en función de ello fueras tomando acciones, redireccionando el barco en la posición correcta.
Probablemente, en el día 4 estaríamos más cerca de nuestra ansiada isla, pero casi con toda seguridad, no podríamos conseguir nuestro objetivo de llegar a las isla en 4 días…
Mejoramos respecto la anterior situación, pero todavía no es lo efectiva que debería ser. Seguimos sin lograr nuestro objetivo.
Demos ahora el paso casi definitivo, realicemos seguimiento continuo, durante todo el tiempo, durante cada uno de los cuatro días, y hagámoslo muy frecuentemente, cada 20-30 minutos. Además, así no perderemos de vista casi nada de lo que pueda ocurrir en el camino… Nadie tendrá que contarnos nada…
¿Qué creéis que pasará si hacemos seguimiento continuo de la posición?
¿Qué pasará cuando sople viento excesivo y nos empuje hacia otra dirección distinta a la que nos lleve a la isla? Pues como todos sabéis, podremos cambiar la dirección y casi con toda seguridad, en el cuarto día llegaremos a nuestra isla y podremos abrir los cocos y preparar unos buenos mojitos para celebrarlo…
Pues en una empresa es algo más complicado que en nuestro ejemplo, ya que aquí solo tenemos un capitán y un destino (objetivo), pero en tu empresa, tienes que organizarlo en función de tu estructura, de las personas y equipos que en ella trabajan.
También deben participar en esas revisiones no sólo los integrantes de los equipos, si no también los departamentos que dan soporte y ayuda a estos para conseguirlo. ¡TODOS JUNTOS SOMOS UN EQUIPO!
Y en función de ello, tienes que poner en marcha una dinámica de comunicación y seguimiento que te permita sistematizar tu gestión, no sólo ya de la Mejora Continua, si no de tu manera de trabajar, de tu manera de gestionar tu empresa. Porque esto no es una cosa del “Proyecto Lean”…. Es sistematizar nuestro sistema de gestión. Sistematizar para siempre nuestra manera de trabajar
Ejemplo (pero no lo copies y pegues tal cual; tú empresa es ÚNICA; piensa y define cual es tu mejor estructura)
Imagina una fábrica (aunque como espero que entiendas el modelo es válido para cualquier tipo de empresa), donde tenemos:
Nivel 1: Equipo, Línea ó Máquina o conjunto de Máquinas
Nivel 2: Área o Sección
Nivel 3: Planta o Fábrica
A Nivel 1 Equipos, es fundamental revisar cada día (cada turno si trabajan a turnos) que pasó ayer, si se logró alcanzar el objetivo (acuérdate de que el objetivo tienes que trocearlo en cachitos…), que problemas surgieron, que ideas tenemos para mejorar,…
Esta reunión debe tener horario fijo (inicio turno, hora fija en mitad del turno, final de turno) y será gestionada por el Jefe de Equipo.
A Nivel 2 Área-Sección, una vez conocida la problemática de los diferentes equipos de nivel 1, el jefe de área/sección se reúne con el personal operativo en su área de las funciones soporte (mantenimiento, calidad, seguridad,…). La revisión de los planes de acción (acciones pendientes) y el lanzamiento de nuevas acciones en función de la problemática encontrada son clave, cada día. Es recomendable tener al menos una cada día. A una hora fija, con participantes claramente definidos (y sustitutos de cada uno en caso de que estén fuera o de vacaciones)
A Nivel 3 Planta ó Fábrica.una vez conocida la problemática de los diferentes equipos de nivel 1, el jefe de área/sección se reúne con el personal operativo en su área de las funciones soporte (mantenimiento, calidad, seguridad,…). La revisión de los planes de acción (acciones pendientes) y el lanzamiento de nuevas acciones en función de la problemática encontrada son clave, cada día. Es recomendable tener al menos una cada día. A una hora fija, con participantes claramente definidos (y sustitutos de cada uno en caso de que estén fuera o de vacaciones)
También es importante que en cada nivel (ya sea físico ó en digital; yo soy todavía más del físico) dispongamos de nuestro tablero de gestión donde veamos si hemos logrado alcanzar los objetivos (VERDE) o no (ROJO). Así, de un vistazo, cualquier persona será capaz de saberlo.
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