Si lo prefieres puedes escucharlo en modo podcast en iVoox Originals en Exclusiva https://www.ivoox.com/108-el-poder-del-proceso-audios-mp3_rf_83798179_1.html o en la web de ADUM (Episodio 108): adum.es/kaizenleanpodcast
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Hoy, como cada día, en la empresa en la que trabajas, ocurren muchos y muy diferentes problemas. De todos los tamaños y formas, como las hamburguesas 😛😛
Situaciones inesperadas y que hacen que nuestro día a día sea, en ocasiones, descorazonador. Situaciones que hacen que no logremos los objetivos que queríamos, o que nos impiden pasar los días con algo más de calma.
La mala noticia (o buena depende como lo enfoques, ya que gracias a ello tienes trabajo) es que problemas vas a tener siempre.
La buena noticia es que puedes minimizarlos. La respuesta son los procesos. Los Buenos Procesos.
Los Buenos Procesos se consiguen a través del Ciclo SDCA, el Ciclo de los Procesos.
Déjame explicártelo Paso a Paso.
El Ciclo SDCA son 4 Fases (Standard, Do, Check, Act en inglés)
La Primera Fase del Ciclo de los Procesos es Estandarizar.
Ciclo SDCA. Fase 1. Estandarizar
“Sin estándares no puede haber Kaizen”.- Taiichi Ohno
Tener un estándar, un método, una forma de trabajar es fundamental. Si no dispones de un método-estándar:
· ¿Cómo sabes siquiera quién hace algo bien o mal?
· ¿Sabrás siquiera que es hacerlo bien?
· ¿Cómo podrás hacer un proceso repetitivo?
· ¿Cómo podrás siquiera formar a alguien?
· ¿Cómo podrás revisar o supervisar si la persona lo está haciendo bien o no?
Y no entiendas el estándar como unas “esposas que quitan nuestra creatividad”… La creatividad está muy bien, pero la base tiene que ser el proceso actual. Ya habrá tiempo de mejorarlo
Ciclo SDCA. Fase 2. Hacer-Poner en Marcha
“Si el trabajador no ha aprendido, el formador no ha enseñado”.- TWI, Job Instructions, 1944
Es desde luego clave (primer paso del ciclo) tener el estándar, pero apenas sirve de nada sin una buena formación. Sin un buen “traslado de la información” a los que van a tener que realizar las operaciones.
Y formar bien cuesta tiempo, pero créeme, merece la pena.
Una buena formación hay que realizar en el lugar de trabajo (no mostrando un powerpoint o un video explicativo, que también pueden ser buenas ayudas a la formación).
Pero una buena formación es un proceso en 4 Pasos
La Formación efectiva debe seguir (al menos así te lo recomiendo) los siguientes 4 pasos:
Paso 1.- Prepara al trabajador
Paso 2.- Explícale las Operaciones
Paso 3.- Deja que Pruebe
Paso 4.- Seguimiento, que es donde enganchamos con la Fase 3
Aquí tienes acceso a mi video de “Los 4 pasos de una formación Efectiva” https://youtu.be/Nm79nUBZMO0
Ciclo SDCA. Fase 3. Check-Chequear
“Puedes esperar que suceda lo que revises”.- W.E.Deming
En inglés es hasta más poética “You can expect what you inspect”
No sé si conocías esta cita de Deming.
No sé incluso qué es lo que piensas.
Lo que sí que sé es que es una realidad.
Uno de los mejores consejos que he recibido jamás fue de mi buen amigo y mentor Isao Yoshino: la gente hace lo que chequeas, lo que revisas. Check, Check, Check
Es tan simple, pero tan cierto.
“Las personas hacen lo que chequeas, no lo que esperas que hagan”
O dicho de la manera contraria, si no revisas, muy probablemente no los hagan como pensabas… es decir, que probablemente no tengas procesos.
Y créeme, esto es válido no sólo para los procesos. Esta frase es válida casi para cada circunstancia de la vida si gestionas equipos y personas. Incluso para ti mismo.
Si tienes un puesto de responsabilidad y, por ejemplo, le indicas a alguien que realice algo, una acción concreta, lo más probable es que se haga… si lo revisas…
Además, el poder de chequear es doble:
1) Que garantizas (o al menos es la idea) que el proceso se hace correctamente (ESTABILIDAD)
2) Te sirve de excusa para mejorarlo, para ver nuevas oportunidades. Porque un proceso debe ser algo vivo, donde, ahora sí, es necesario que le echemos creatividad e imaginación para mejorar… Y llegar al Paso 4 (ACTUALIZAR-MEJORAR)
Esto es lo que hacen las empresas más avanzadas en cuanto a productividad y calidad del mundo. Los sectores de automoción y aeronáutico y las famosas Auditorías por Capas (o LPA’s, Layered Process Audits) donde se involucran a todos los niveles organizativos.
Ciclo SDCA. Fase 4. Act-Actualizar-Mejorar
“La Mejora es Infinita”.- Punto 10 del Espíritu Kaizen
Los procesos, los estándares deben ser algo vivo.
Cualquier estándar que no haya sido modificado y mejorado en los últimos 6 meses es, sin duda, una mala señal.
Con las revisiones continuas de la fase 3 tenemos que identificar nuevas oportunidades de mejora, nuevas manera de hacer las cosas…
Y EMPEZAR DE NUEVO EL CICLO CON EL NUEVO MÉTODO, CON EL NUEVO PROCESO… porque el ciclo SDCA, como la Mejora… nunca tiene fin
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Rafa Lucero, [email protected], +34686463724