Equipos y Lean (Mejora Continua)

Una de las claves para implantar de forma exitos Lean-Mejora Continua (y también desde luego para el rendimiento de las empresas) es el EQUIPO, en mayúsculas. Permíteme explicártelo con una metáfora:

EL COCHE

Si se pusieran todos los coches del mundo en una sala y se eligieran las mejores partes de los mejores vehículos, es decir, se cogiera el mejor motor de todos, el mejor volante, el mejor tubo de escape, el mejor equipo de sonido incluso… al final, se tendrían todas las partes necesarias para montar un coche, pero procedentes de muchos modelos y marcas distintas. La cuestión es si se unieran dichas partes, ¿Se conseguiría el mejor coche? O mejor dicho, ¿Se conseguiría un coche que funcionara? Probablemente, no. El resultado no procede de lo bien que trabajan las partes de forma aislada, sino que el éxito se logra por la capacidad de trabajar juntas. Así se consigue el mejor coche.  De Russel Ackoff

Todos deberíamos pertenecer al menos a un equipo. Esto no debe ser una competición entre personas. Es, o debería ser, una cuestión de equipo. De equipos. Pero, ¿qué es un equipo?

Me encantan estas dos definiciones:

Un equipo es un reducido número de personas, con habilidades complementarias, comprometidas en alcanzar un objetivo deseado, y por el cual sus responsabilidades personales se vuelven interdependientes.- John Katzenbach[1]

 

“Un Equipo no es un grupo de personas que trabajan juntos. Un Equipo es un grupo de personas que confían los unos en los otros”.- Simon Sinek

Vayamos por partes en la definición de equipo de John Katzenbach:

  1. Reducido Número de Personas

Una de las palabras más importantes de la definición de equipo es reducido. Un equipo no pueden ser 100 personas, ni siquiera 35… Ese gran número de personas hay que tratar de “cortarlo” en equipos más pequeños.

La dinámica de equipo sólo funciona bien en equipos pequeños. El tamaño ideal de un equipo debe ser de entre 5 y 8 personas…  Puede desde luego en ocasiones haber equipos de menor tamaño y, probablemente, también de algo más, pero cuidado. Porque el tamaño importa.

En mi época en Ford me enseñaron la Regla 1-6-6-6… Es decir que todos en la organización, desde arriba hasta el nivel más básico, deben organizarse en equipos de alrededor de 6 personas. Y no es un capricho.

En 2001, Nelson Cowan, de la Universidad de Missouri trató de explicar el por qué de estos números. Y descubrió que tiene mucho que ver con lo que nuestro cerebro es capaz de procesar. Así, el número de canales de comunicación aumenta espectacularmente con el número de personas y nuestro cerebro, sencillamente, no puede manejarlo.

Para calcular el número de canales de comunicación, y por tanto el impacto del tamaño del equipo sólo hay que tomar el número de personas y verlo gráficamente:

Así, para 3 personas, como vemos en el gráfico, el número de canales de comunicación es 3

Para 4 personas es 6…

Pero mira cómo se complica conforme va creciendo el número de componentes.

Al final sigue la siguiente fórmula:

Nº Canales de Comunicación en Equipo = n * (n-1) / 2

 

Nuestro cerebro simplemente no puede mantener el hilo de tanta gente a la vez. Si el equipo crece demasiado, la capacidad de cada persona de comunicarse con claridad con los demás se reduce. Este es el motivo fundamental de por qué el tamaño en los equipos es importante.

Pero para que esos equipos (ya pequeños) funcionen hay que crear figuras intermedias, líderes de equipo, coordinadores de equipo, portavoces de equipo (y el nombre, creedme, es importante), desde luego sin crear más capas en la organización… Todo Equipo debe tener un Líder!

Sigamos con la siguiente parte de la definición de Equipo:

  1. Habilidades Complementarias

Un equipo no debe estar compuesto por personas clonadas, con mismas habilidades todos. ¿os imaginás un equipo de fútbol con 11 delanteros centros ó incluso más gracioso, 11 porteros?

Un equipo debe contar con el mix correcto de habilidades, al igual que un equipo de fútbol debe contar con portero, unos buenos defensas, centrocampistas y unos delanteros goleadores (y cada uno estos con ciertas habilidades en las distintas zonas del campo; por la derecha, por la izquierda,…)

En la empresa, no es muy distinto a un equipo de fútbol. Las habilidades deben caer principalmente bajo estas categorías:

  • Habilidades técnicas o funcionales
  • Habilidades de resolución de problemas y toma de decisiones
  • Habilidades interpersonales

Debemos desde luego tener gente que tenga buenos conocimientos técnicos y funcionales de cómo funciona o cómo debería funcionar nuestro equipo. Qué debería hacer. Cómo debería hacerlo. Pero desde luego, siendo esto necesario no es suficiente.

Además de saber lo que debería hacer y cómo hacerlo, nuestros equipos deben disponer de gente con habilidades en resolución de problemas, tomas de decisiones, incluso como expondremos en otros capítulos, con habilidades para formar a otros (nadie nace enseñado en esta habilidad; se puede y se debe aprender)

Además

  1. Comprometidos en Alcanzar un Objetivo Deseado

Aunque en otras partes del libro (la Cuarta P, Prioridades y Despliegue de Objetivos) hablaremos con mucho más detalle de ello, los equipos deben tener Objetivos. Si un equipo no tiene objetivos, ni indicadores para seguirlos, ¿para que existe ese equipo?.

SIN OBJETIVOS NO HAY EQUIPO

Además, deben comprometerse todos para alcanzar juntos los Objetivos.

¿Os imagináis un equipo de fútbol que saliera al campo y no hubiera marcadores? ¿Qué al acabar el partido no supiéramos quien ha ganado o quien ha perdido?

Siguiendo con el símil futbolístico, lo importante de estos objetivos, además, es que sean compartidos y consensuados, y que los veamos y revisemos continuamente…. Y lo que es incluso más importante…

No basta con fijar objetivos, debemos tratar de tener un plan para conseguirlos, porque:

“Un Objetivo sin un plan no es más que un deseo”

 

  1. Sus Responsabilidades personales se vuelven interdependientes

Este es realmente el poder del equipo. Que todas las personas son importantes. La clave de los equipos de alto rendimiento es el poder de TODOS.

Como decía Aristóteles “El todo es mayor que la suma de sus partes”

Siguiendo el símil futbolístico, ¿creéis que Messi sólo ganaría Copas de Europa? ¿Acaso Cristiano Ronaldo?

Recuerdo, perdonar que saque mi vena futbolera de nuevo, pero va como anillo al dedo, mi equipo, el Valencia. Como sin tener posiblemente ninguno de los 20-30 mejores jugadores del mundo, ni posiblemente de España, como conseguimos ganar dos Ligas casi seguidas y llegar a dos finales de Champions… Eso era un EQUIPO

Y cuando decimos que se vuelve interdependientes la confianza desde luego es un factor diferencial. Sin confianza no puede haber equipos de alto rendimiento.

Repito la frase de Simon Sinek porque creo que es sencillamente fabulosa:

“Un Equipo no es un grupo de personas que trabajan juntos. Un Equipo es un grupo de personas que confían los unos en los otros”.- Simon Sinek

[1] Del libro “The wisdom of teams: Creating the High Performance Organization” de  John R. Katzenbach

2 comentarios en “Equipos y Lean (Mejora Continua)”

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